Тайм менеджмент – что это такое, история, основные инструменты и принципы

Тайм менеджмент – что это такое, история, основные инструменты и принципы

Жизнь современного человека насыщена делами, заботами, из-за которых ему приходится все время куда-то спешить. Грамотно распределять время, учитывая каждую минуту, помогает тайм-менеджмент (от англ. time – время, management – управление). Благодаря ему удается четко распланировать свой график.

Что такое тайм-менеджмент?

Где успешные люди берут столько времени, чтобы успевать переделать все свои дела? В их сутках, как и в сутках других людей 24 ч., но они умеют правильно их распланировать. Тайм-менеджмент – это и есть способность человека эффективно распределять, контролировать, использовать свое личное время. Она предполагает и умение ставить в приоритет дела первостепенной важности и вмещать в своем расписании время для выполнения задач, не требующих первой срочности.

История тайм-менеджмента

Корни этого понятия уходят в древность. Выясняя, тайм-менеджмент – что это такое и насколько важно уметь распределять свое время, отметим, что люди всегда пытались упорядочить свое расписание. В древнем мире и Средневековье этот процесс не носил современного названия, но упоминания о его сути есть и в истории. Например, Сенека (римский мыслитель) в начале нашей эры считал важным:

  • разделение времени на использованное хорошо, плохо либо бесполезно;
  • письменное ведение учета времени;
  • оценку его наполненности за определенный период.

Альберти – итальянский писатель и ученый был убежден, что люди, способные контролировать время, всегда и во всем являются успешными. Достичь этого, по его мнению, можно, следуя двум важным правилам:

  • ежеутренне составлять список дел на предстоящий день;
  • упорядочить поставленные задачи в соответствие с оценкой их важности.

Современный тайм-менеджмент начал свое развитие с появлением промышленности. Предприятия работали по строгому графику. Основные положения его не менялись и продолжали заключаться в планировании и сортировке задач по степени важности. Термин, которым мы пользуемся и сейчас, появился в 70-х годах прошлого столетия. В этот же период создавались обучающие программы, проводились тренинги по тайм-менеджменту. Развитие этой области продолжается и сейчас, когда создаются новые обучающие базы, курсы, тенденции в этом направлении.

история тайм менеджмент

Инструменты тайм-менеджмента

Их использование помогает не только правильно распределять время, но и эффективно решать поставленные задачи. Разбираясь с тем, тайм-менеджмент – что это такое, каковы его функции, логично, что основные инструменты его таковы:

  • целеполагание;
  • планирование;
  • расстановка приоритетов;
  • мотивация к действию;
  • делегирование.

Целеполагание

Перед человеком должна быть поставлена задача, которую необходимо выполнить. Эффективный тайм-менеджмент предполагает выдвижение ряда требований к поставленной цели. Она должна быть:

  1. Конкретной. Четкое обозначение задачи – важный шаг к ее достижению.
  2. Измеримой. Ожидаемый результат должен иметь обозначение.
  3. Достижимой. Не следует ставить перед собой нереальных целей. При этом желательно, чтобы каждая новая задача была сложнее тех, которые уже были выполнены.
  4. Актуальной. Цель должна быть важной и обоснованной.
  5. Обозримой во времени. Необходимо понимать, за какой срок поставленная задача будет решена.

Планирование

Это важный инструмент, без которого достичь нужных целей практически невозможно. Планирование времени тайм-менеджмент предлагает осуществлять только после постановки задач. Важные правила этого процесса:

  1. Составьте список действий, которые необходимо выполнить для достижения цели.
  2. Рассчитайте время, за которое нужно выполнить эти действия – целиком и каждое в отдельности.
  3. При обозначении сроков не забывайте, что тайм-менеджмент предусматривает внесение в список дел не только глобальных, но и второстепенных задач.
  4. Заполняйте свой ежедневник хотя бы на неделю вперед.
  5. Не забывайте каждое утро перечитывать список запланированных дел.
  6. Ежедневно он должен пополняться, потому что возникают текущие и новые задачи, требующие выполнения.
  7. Классифицируйте цели по степени важности и с учетом этого вносите их в свой план.

Расстановка приоритетов

Если важность предстоящих дел определена неправильно, их выполнение и достижение конечного результата может обернуться хаосом. Сделать управление временем максимально эффективным поможет правильное составление их градации. Можно использовать одну из популярных систем:

  1. По Эйзенхауэру. Согласно этой системе, расстановка приоритетов осуществляется на основе разделения всех задач на 4 категории – «важно и срочно», «не важно, но срочно», «важно, но не срочно», «не важно и не срочно». Если время правильно распланировано, то первая категория должна оставаться пустой. Основное внимание нужно уделять выполнению задач из второй категории.
  2. Квадрат Декарта. Каждую цель нужно оценивать с четырех позиций – «что будет, если это сделать?», «что будет, если это не сделать?», «чего не будет, если это сделать?», «чего не будет, если это не сделать?». Каждый ответ должен иметь свой «вес», и сумма этих «весов» становится основным критерием оценки важности задачи.
  3. Система АВС. Это простой метод, предполагающий постановку задач, каждая из которых распределяется по трем категориям – А (очень важно), В (не очень важно), С (не важно).
  4. расстановка приоритеты

Мотивация к действию

Есть необходимость в обстоятельствах, которые будут способствовать вовлечению человека в достижении поставленных задач. Планирование времени максимально эффективно, когда есть мотивация, и она может быть такой:

  • соревнование, конкуренция;
  • кризис;
  • выполнение нравящейся работы;
  • фото, видео, литература, мотивирующие публикации.

Делегирование

Под ним понимают поручение выполнения части задач другим людям с целью освобождения времени для скорейшего достижения других целей. Выполняется делегирование в три этапа:

  1. Постановка цели. Важно грамотно и подробно донести до людей, которые вовлекаются в процесс, каким должен быть конечный результат. На этом этапе стоит учитывать и то, что для них одной из мотиваций является ценность их вклада в общее дело. В коллективах, активно использующих тайм-менеджмент, тренинги для сотрудников проводятся регулярно, и одна из их целей – обоснование важности сплоченной работы.
  2. Взаимодействие всех звеньев. Делегируя задачу, нужно быть готовым к тому, что участники, вовлеченные в ее выполнение, будут нуждаться в консультации и руководстве главным звеном.
  3. Оценка итогов. Если они соответствуют поставленной задаче, это положительный результат.

Принципы тайм-менеджмента

Они помогают полезно тратить время. Основы тайм-менеджмента и его принципы таковы:

  1. Чтобы выбрать подходящую методику планирования, протестируйте каждую из них.
  2. В попытке успеть все, можно не успеть сделать ничего. Выполняйте задачи по степени их важности.
  3. Каждый день и неделя должны быть спланированы.
  4. Держите ручку и блокнот всегда при себе. Тайм (time)-менеджмент (management) будет эффективнее, если записывать не только свои планы, но и свои достижения.
  5. Научитесь отказываться от выполнения ненужных действий, ненужного общения, бесполезной траты времени.
  6. Умейте отказываться от исполнения чужих обязанностей.
  7. Самосовершенствуйтесь.
  8. Достигнутое – дверь в новые цели, которые нужно ставить незамедлительно.
принципы тайм менеджмент

Методы тайм-менеджмента

Они помогают эффективно и целесообразно использовать время, и часто используются среди них такие:

  1. Метод Парето. Его принцип заключается в том, что 20% затрачиваемых усилий = 80% полученных результатов. Это значит, что этих действий хватит для того, чтобы приблизиться к выполнению цели, но эти действия должны быть выверенными, четкими и не должны включать в себя малоэффективные или неэффективные манипуляции.
  2. Метод помидора в тайм-менеджменте – способ увеличения продуктивности деятельности. Нужно определить задачу, которую будете выполнять в течение 25 мин. – столько времени человек способен безотрывно концентрировать свое внимание на одном деле. Этот отрезок времени – это один «помидор». Выставьте таймер на это время и выполняйте только поставленную задачу, не отвлекаясь ни на что. Проделайте 4 таких цикла с перерывами в 5 мин. между каждым. После 4-х «помидоров» нужно сделать большой перерыв.
  3. Пирамида Франклина. Она заключается в распределении целей от глобальных до ежедневных. Фундамент пирамиды – основные жизненные ценности. За ней следует глобальная цель, после – генеральный план по достижению цели. Следующими пунктами являются долгосрочный и краткосрочный план. Верхняя ступень пирамиды – план на день.

Правила тайм-менеджмента

Их применение поможет оптимизировать время и трудозатраты. Вот основные правила и техники тайм-менеджмента:

  1. Выполнение работы в конкретные часы. Каждый человек имеет свои биоритмы. Понаблюдав за поведением своего организма, можно выявить те часы, в которые он максимально активен и трудоспособен, и выполнять работу в эти периоды.
  2. Фильтруйте информацию. Тайм (time)-менеджмент (management) предусматривает максимальную оптимизацию затрат времени, а получение, обработка мозгом и откладывание в нем ненужной информации отбирают его.
  3. Концентрация внимания на выполнении одной задачи. Делая много дел одновременно, человек снижает продуктивность своей работы. Не беритесь на новую задачу, не выполнив предыдущую.
  4. Самую трудную работу делайте первой. Иначе есть риск не выполнить ее вообще.
  5. Чистота и упорядоченность предметов на рабочем месте. Важно не отвлекаться на поиск нужного – все должно быть под рукой и находиться на своих местах.
  6. Не забывайте о выходных. Отдохнувший человек работает продуктивнее.

Тайм-менеджмент для женщин

Его правила, принципы, методы схожи с управлением временем для всех. Тайм-менеджмент для мам и всех женщин располагает некоторыми секретами:

  1. Не стоит переусердствовать. Если браться за много дел, изначально зная, что сделать их все непосильно, то и планирование времени будет неэффективным.
  2. Нужно поощрять и хвалить себя. После каждой выполненной задачи следует проговорить себе похвалу и поощрить (например, вкусным перекусом).
  3. Выделяйте время для любимого занятия. Это станет одним из ваших поощрений в рутинной работе.
  4. При необходимости делегируйте часть своих обязанностей.

Тайм-менеджмент для детей

Необходимо научить ребенка грамотно планировать свое время. Важен и тайм-менеджмент для школьников, которым нужно учиться, делать уроки, успевать посещать кружки, секции, дополнительные занятия. Советы, как все успеть:

  1. Планируйте совместно с ребенком задачи на неделю и на каждый день, записывая все в специальном дневнике.
  2. Отмечайте галочкой достигнутые цели. Наглядность – хороший стимул для ребенка.
  3. Показывайте на собственном примере важность тайм-менеджмента.
  4. Стимулируйте ребенка. Например, поощряйте приятными вещами по достижению определенного количества галочек в дневнике.
  5. Научите ребенка разделять сложные задачи на несколько подзадач.
  6. Ежедневно включайте в график дела, которые ему интересны.
  7. Не навязывайте ребенку ничего. Ему будет интереснее, если все дела в списке будут договорными, и его не будут заставлять их выполнять.

Тайм-менеджмент – мифы

Некоторые суждения об этом явлении не являются достоверными. Технологии тайм-менеджмента окутаны такими распространенными мифами:

  1. «Я научусь управлять временем». Им самим управлять нельзя научиться, но освоить его планирование реально.
  2. «Я буду все успевать». Успеть сделать все не удастся, но благодаря тайм-менеджменту получится успевать решать важные задачи.
  3. «Чем больше техник тайм-менеджмента используется, тем лучше». Применять нужно только эффективные из них. Если использовать их все, порядка в делах не будет.
  4. «Чем больше ставить важных задач перед собой, тем лучше». Такой подход может привести к спешке, выполнению дел «как-нибудь», и результат будет минимальным.
  5. тайм менеджмент миф

Книги по тайм-менеджменту

Чтобы понять, как научиться правильно распределять время, стоит прочитать лучшие книги по тайм-менеджменту, среди которых:

  1. «Тайм-драйв: как успевать жить и работать», Г. Архангельский. В книге идет речь о классических приемах этого направления. В ней приведены примеры, опыт их использования.
  2. «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль», Д.С. Кеннеди. В книге рассказывается о том, как сделать так, чтобы времени хватало на все важные дела.
  3. «Искусство успевать», А. Лакейн. Издание учит основам тайм-менеджмента, его инструментам, принципам, правилам.
  4. «Экстремальный тайм-менеджмент», А. Толкачев, Н. Мрочковский. Книга о том, как за два месяца из безынициативного, заурядного работника превратиться в успешного человека.
 
Статьи по теме:
Что такое коммуникабельность – признаки, для чего нужна, отличия от коммуникативности, плюсы
Что такое коммуникабельность для современного человека? Это залог успешного карьерного роста, интересного дружеского окружения и счастливой семейной жизни. Откроем секреты о том, как заполучить такой навык, развить его и эффективно использовать.
Что такое тренинг – для чего нужен, отличие от семинара, как выбрать и проходит?
Кажется очевидным, что такое тренинг, ведь повсюду его реклама от известных (и не очень) тренеров. Важно понимать цели и задачи такого мероприятия. Стоит выяснить, что это за формат обучения и чем он отличается от других.
Что такое целеустремленность – для чего нужна, как проявляется, существующие проблемы
Многие хотят знать, что такое целеустремленность и как ее добиться. Это одно из лучших качеств в характере. Оно помогает иметь определенный план на будущее, придает сил, уверенности в себе. Успешным невозможно родиться, им можно только стать.
Что такое логика – зачем нужна, особенности формальной, математической и диалектической
Что такое логика знает каждый студент, изучавший хоть немного философию. Однако это понятие можно рассматривать и гораздо шире. Логическое мышление применимо в разных сферах жизни человека от науки и творчества до повседневного быта.
 
 
Ошибка в тексте? Выделите ее и нажмите: Ctrl + Enter Система Orphus© Orphus
Вакансии | Рекламодателям | Контакты
Копирование информации разрешено только с прямой и индексируемой ссылкой на первоисточник
Получай еженедельную рассылку
лучших материалов WomanAdvice