Тайм менеджмент – что это такое, история, основные инструменты и принципы
Жизнь современного человека насыщена делами, заботами, из-за которых ему приходится все время куда-то спешить. Грамотно распределять время, учитывая каждую минуту, помогает тайм-менеджмент (от англ. time – время, management – управление). Благодаря ему удается четко распланировать свой график.
Что такое тайм-менеджмент?
Где успешные люди берут столько времени, чтобы успевать переделать все свои дела? В их сутках, как и в сутках других людей 24 ч., но они умеют правильно их распланировать. Тайм-менеджмент – это и есть способность человека эффективно распределять, контролировать, использовать свое личное время. Она предполагает и умение ставить в приоритет дела первостепенной важности и вмещать в своем расписании время для выполнения задач, не требующих первой срочности.
История тайм-менеджмента
Корни этого понятия уходят в древность. Выясняя, тайм-менеджмент – что это такое и насколько важно уметь распределять свое время, отметим, что люди всегда пытались упорядочить свое расписание. В древнем мире и Средневековье этот процесс не носил современного названия, но упоминания о его сути есть и в истории. Например, Сенека (римский мыслитель) в начале нашей эры считал важным:
- разделение времени на использованное хорошо, плохо либо бесполезно;
- письменное ведение учета времени;
- оценку его наполненности за определенный период.
Альберти – итальянский писатель и ученый был убежден, что люди, способные контролировать время, всегда и во всем являются успешными. Достичь этого, по его мнению, можно, следуя двум важным правилам:
- ежеутренне составлять список дел на предстоящий день;
- упорядочить поставленные задачи в соответствие с оценкой их важности.
Современный тайм-менеджмент начал свое развитие с появлением промышленности. Предприятия работали по строгому графику. Основные положения его не менялись и продолжали заключаться в планировании и сортировке задач по степени важности. Термин, которым мы пользуемся и сейчас, появился в 70-х годах прошлого столетия. В этот же период создавались обучающие программы, проводились тренинги по тайм-менеджменту. Развитие этой области продолжается и сейчас, когда создаются новые обучающие базы, курсы, тенденции в этом направлении.
Инструменты тайм-менеджмента
Их использование помогает не только правильно распределять время, но и эффективно решать поставленные задачи. Разбираясь с тем, тайм-менеджмент – что это такое, каковы его функции, логично, что основные инструменты его таковы:
- целеполагание;
- планирование;
- расстановка приоритетов;
- мотивация к действию;
- делегирование.
Целеполагание
Перед человеком должна быть поставлена задача, которую необходимо выполнить. Эффективный тайм-менеджмент предполагает выдвижение ряда требований к поставленной цели. Она должна быть:
- Конкретной. Четкое обозначение задачи – важный шаг к ее достижению.
- Измеримой. Ожидаемый результат должен иметь обозначение.
- Достижимой. Не следует ставить перед собой нереальных целей. При этом желательно, чтобы каждая новая задача была сложнее тех, которые уже были выполнены.
- Актуальной. Цель должна быть важной и обоснованной.
- Обозримой во времени. Необходимо понимать, за какой срок поставленная задача будет решена.
Планирование
Это важный инструмент, без которого достичь нужных целей практически невозможно. Планирование времени тайм-менеджмент предлагает осуществлять только после постановки задач. Важные правила этого процесса:
- Составьте список действий, которые необходимо выполнить для достижения цели.
- Рассчитайте время, за которое нужно выполнить эти действия – целиком и каждое в отдельности.
- При обозначении сроков не забывайте, что тайм-менеджмент предусматривает внесение в список дел не только глобальных, но и второстепенных задач.
- Заполняйте свой ежедневник хотя бы на неделю вперед.
- Не забывайте каждое утро перечитывать список запланированных дел.
- Ежедневно он должен пополняться, потому что возникают текущие и новые задачи, требующие выполнения.
- Классифицируйте цели по степени важности и с учетом этого вносите их в свой план.
Расстановка приоритетов
Если важность предстоящих дел определена неправильно, их выполнение и достижение конечного результата может обернуться хаосом. Сделать управление временем максимально эффективным поможет правильное составление их градации. Можно использовать одну из популярных систем:
- По Эйзенхауэру. Согласно этой системе, расстановка приоритетов осуществляется на основе разделения всех задач на 4 категории – «важно и срочно», «не важно, но срочно», «важно, но не срочно», «не важно и не срочно». Если время правильно распланировано, то первая категория должна оставаться пустой. Основное внимание нужно уделять выполнению задач из второй категории.
- Квадрат Декарта. Каждую цель нужно оценивать с четырех позиций – «что будет, если это сделать?», «что будет, если это не сделать?», «чего не будет, если это сделать?», «чего не будет, если это не сделать?». Каждый ответ должен иметь свой «вес», и сумма этих «весов» становится основным критерием оценки важности задачи.
- Система АВС. Это простой метод, предполагающий постановку задач, каждая из которых распределяется по трем категориям – А (очень важно), В (не очень важно), С (не важно).
Мотивация к действию
Есть необходимость в обстоятельствах, которые будут способствовать вовлечению человека в достижении поставленных задач. Планирование времени максимально эффективно, когда есть мотивация, и она может быть такой:
- соревнование, конкуренция;
- кризис;
- выполнение нравящейся работы;
- фото, видео, литература, мотивирующие публикации.
Делегирование
Под ним понимают поручение выполнения части задач другим людям с целью освобождения времени для скорейшего достижения других целей. Выполняется делегирование в три этапа:
- Постановка цели. Важно грамотно и подробно донести до людей, которые вовлекаются в процесс, каким должен быть конечный результат. На этом этапе стоит учитывать и то, что для них одной из мотиваций является ценность их вклада в общее дело. В коллективах, активно использующих тайм-менеджмент, тренинги для сотрудников проводятся регулярно, и одна из их целей – обоснование важности сплоченной работы.
- Взаимодействие всех звеньев. Делегируя задачу, нужно быть готовым к тому, что участники, вовлеченные в ее выполнение, будут нуждаться в консультации и руководстве главным звеном.
- Оценка итогов. Если они соответствуют поставленной задаче, это положительный результат.
Принципы тайм-менеджмента
Они помогают полезно тратить время. Основы тайм-менеджмента и его принципы таковы:
- Чтобы выбрать подходящую методику планирования, протестируйте каждую из них.
- В попытке успеть все, можно не успеть сделать ничего. Выполняйте задачи по степени их важности.
- Каждый день и неделя должны быть спланированы.
- Держите ручку и блокнот всегда при себе. Тайм (time)-менеджмент (management) будет эффективнее, если записывать не только свои планы, но и свои достижения.
- Научитесь отказываться от выполнения ненужных действий, ненужного общения, бесполезной траты времени.
- Умейте отказываться от исполнения чужих обязанностей.
- Самосовершенствуйтесь.
- Достигнутое – дверь в новые цели, которые нужно ставить незамедлительно.
Методы тайм-менеджмента
Они помогают эффективно и целесообразно использовать время, и часто используются среди них такие:
- Метод Парето. Его принцип заключается в том, что 20% затрачиваемых усилий = 80% полученных результатов. Это значит, что этих действий хватит для того, чтобы приблизиться к выполнению цели, но эти действия должны быть выверенными, четкими и не должны включать в себя малоэффективные или неэффективные манипуляции.
- Метод помидора в тайм-менеджменте – способ увеличения продуктивности деятельности. Нужно определить задачу, которую будете выполнять в течение 25 мин. – столько времени человек способен безотрывно концентрировать свое внимание на одном деле. Этот отрезок времени – это один «помидор». Выставьте таймер на это время и выполняйте только поставленную задачу, не отвлекаясь ни на что. Проделайте 4 таких цикла с перерывами в 5 мин. между каждым. После 4-х «помидоров» нужно сделать большой перерыв.
- Пирамида Франклина. Она заключается в распределении целей от глобальных до ежедневных. Фундамент пирамиды – основные жизненные ценности. За ней следует глобальная цель, после – генеральный план по достижению цели. Следующими пунктами являются долгосрочный и краткосрочный план. Верхняя ступень пирамиды – план на день.
Правила тайм-менеджмента
Их применение поможет оптимизировать время и трудозатраты. Вот основные правила и техники тайм-менеджмента:
- Выполнение работы в конкретные часы. Каждый человек имеет свои биоритмы. Понаблюдав за поведением своего организма, можно выявить те часы, в которые он максимально активен и трудоспособен, и выполнять работу в эти периоды.
- Фильтруйте информацию. Тайм (time)-менеджмент (management) предусматривает максимальную оптимизацию затрат времени, а получение, обработка мозгом и откладывание в нем ненужной информации отбирают его.
- Концентрация внимания на выполнении одной задачи. Делая много дел одновременно, человек снижает продуктивность своей работы. Не беритесь на новую задачу, не выполнив предыдущую.
- Самую трудную работу делайте первой. Иначе есть риск не выполнить ее вообще.
- Чистота и упорядоченность предметов на рабочем месте. Важно не отвлекаться на поиск нужного – все должно быть под рукой и находиться на своих местах.
- Не забывайте о выходных. Отдохнувший человек работает продуктивнее.
Тайм-менеджмент для женщин
Его правила, принципы, методы схожи с управлением временем для всех. Тайм-менеджмент для мам и всех женщин располагает некоторыми секретами:
- Не стоит переусердствовать. Если браться за много дел, изначально зная, что сделать их все непосильно, то и планирование времени будет неэффективным.
- Нужно поощрять и хвалить себя. После каждой выполненной задачи следует проговорить себе похвалу и поощрить (например, вкусным перекусом).
- Выделяйте время для любимого занятия. Это станет одним из ваших поощрений в рутинной работе.
- При необходимости делегируйте часть своих обязанностей.
Тайм-менеджмент для детей
Необходимо научить ребенка грамотно планировать свое время. Важен и тайм-менеджмент для школьников, которым нужно учиться, делать уроки, успевать посещать кружки, секции, дополнительные занятия. Советы, как все успеть:
- Планируйте совместно с ребенком задачи на неделю и на каждый день, записывая все в специальном дневнике.
- Отмечайте галочкой достигнутые цели. Наглядность – хороший стимул для ребенка.
- Показывайте на собственном примере важность тайм-менеджмента.
- Стимулируйте ребенка. Например, поощряйте приятными вещами по достижению определенного количества галочек в дневнике.
- Научите ребенка разделять сложные задачи на несколько подзадач.
- Ежедневно включайте в график дела, которые ему интересны.
- Не навязывайте ребенку ничего. Ему будет интереснее, если все дела в списке будут договорными, и его не будут заставлять их выполнять.
Тайм-менеджмент – мифы
Некоторые суждения об этом явлении не являются достоверными. Технологии тайм-менеджмента окутаны такими распространенными мифами:
- «Я научусь управлять временем». Им самим управлять нельзя научиться, но освоить его планирование реально.
- «Я буду все успевать». Успеть сделать все не удастся, но благодаря тайм-менеджменту получится успевать решать важные задачи.
- «Чем больше техник тайм-менеджмента используется, тем лучше». Применять нужно только эффективные из них. Если использовать их все, порядка в делах не будет.
- «Чем больше ставить важных задач перед собой, тем лучше». Такой подход может привести к спешке, выполнению дел «как-нибудь», и результат будет минимальным.
Книги по тайм-менеджменту
Чтобы понять, как научиться правильно распределять время, стоит прочитать лучшие книги по тайм-менеджменту, среди которых:
- «Тайм-драйв: как успевать жить и работать», Г. Архангельский. В книге идет речь о классических приемах этого направления. В ней приведены примеры, опыт их использования.
- «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль», Д.С. Кеннеди. В книге рассказывается о том, как сделать так, чтобы времени хватало на все важные дела.
- «Искусство успевать», А. Лакейн. Издание учит основам тайм-менеджмента, его инструментам, принципам, правилам.
- «Экстремальный тайм-менеджмент», А. Толкачев, Н. Мрочковский. Книга о том, как за два месяца из безынициативного, заурядного работника превратиться в успешного человека.
© Orphus