Гарантийное письмо – что это такое, как выглядит, зачем нужно, имеет ли юридическую силу?
В деловой переписке между компаниями и/или индивидуальными предпринимателями гарантийное письмо является частым видом официального документа. Такая бумага имеет юридическую силу, выполняет ряд функций и обязательно составляется по всем правилам документооборота.
Что такое гарантийное письмо?
Компании в условиях рыночной экономики взаимодействуют с партнерами и подрядчиками ежедневно. Не каждую сложившуюся ситуацию можно решить путем устных переговоров. Для того чтобы договоренности имели юридическую силу, одна из сторон может направить другой гарантийное письмо. Такой документ считается официальным и даже учитывается в судебном процессе как доказательство.
Гарантийное письмо – это одно из разновидностей деловой переписки между юридическими лицами, выражающее волеизлияние одной стороны произвести определенные действия в пользу другой. Такой документ подписывается руководителем предприятия или иным лицом, наделенным такими полномочиями.
Как выглядит гарантийное письмо?
Для того чтобы некую официальную бумагу можно было считать гарантийным письмом, она должна иметь следующий вид:
- Содержать заголовок и «шапку»: реквизиты стороны-гаранта и получателя.
- В краткой форме в официально-деловом стиле на листе А4 с одной стороны излагается сама суть документа. То есть, кто, кому и что гарантирует.
- Иметь другие атрибуты документации: дату, ФИО и подпись исполнителя, штамп организации.
- Нередко такой официальный деловой документ печатается на фирменном бланке компании.
Зачем нужно гарантийное письмо?
В сфере бизнеса служебная переписка считается рутинной обыденностью специалистов многих отделов. Некоторые из них ежедневно имеют дело с гарантийными письмами, которые:
- Необходимы для подтверждения выполнения ранее оговоренных требований в особых условиях. К примеру, из-за некоторого форс-мажора должник не оплачивает в сроки задолженность или задерживает поставку товара.
- В некоторых ситуациях подтверждают ранее оговоренные договоренности, подписание документов по которых было произведено неуполномоченными лицами.
- В некоторых ситуациях юристы объясняя, что дает гарантийное письмо, советуют требовать такой документ вместо официального договора, то есть используя его как более простую форму официальной бумаги.
- Иногда нужны, чтобы изменить условия ранее подписанных обязательств.
- В определенной ситуации такой документ помогает прервать срок исковой давности, потому как в нем должник признает свои долговые обязательства.
Гарантийное письмо – юридическая сила
Поскольку такой документ относится к деловой переписке, то многие сомневаются, имеет ли юридическую силу гарантийное письмо. Специалисты в области юриспруденции так объясняют суть этого документа:
- Он выражает лишь волеизлияние одной из сторон совершить некоторые действия в пользу другой.
- Такая бумага может иметь юридическую силу и признаваться как доказательство в суде, если составлена согласно всем нормам права. То есть указаны все необходимые данные и сама суть гарантии.
- Однако такая официальная бумага не может приравниваться по юридической силе к договору. В некоторых ситуациях она может лишь заменить его часть, к примеру, оферту или акцепт.
Виды гарантийных писем
Официально в законодательных актах страны не закреплено такое понятие, как гарантийное письмо и не предусмотрена официальная форма его составления. В зависимости от ситуации, при которой возникла необходимость в его написании, выделяют следующие разновидности документа:
- Письмо о гарантийных обязательствах по выплате некой задолженности. К примеру, за поставленную продукцию, выполненную услугу или заемную сумму денег.
- Документ, подтверждающий намерение работодателя принять на работу сотрудника. Часто необходим в миграционную службу, чтобы гражданин другого государства могут пересечь границу или осуществлять свою деятельность на территории.
- Для подтверждения обещания поставить продукцию или оказать услугу за определенное вознаграждение. Считается частью более «серьезного» документа – договора.
- Документ, гарантирующий предоставление в определенные сроки других официальных бумаг, необходимых для совершения сделки или других действий.
Гарантийное письмо об оплате
Самой частой разновидностью документа является гарантийное письмо на оплату уже имеющейся задолженности. Его компания-должник направляет кредитору, чтобы:
- Признать факт имеющейся задолженности.
- Подтвердить свои намерения оплатить имеющийся счет.
- Обозначить причину задержки и сроки погашения долга.
- По возможности получить изменения условий договора, к примеру, не выплачивать пеню, которая значится в документе.
- При необходимости попросить новую поставку товара без оплаты предыдущей и другое.
Гарантийное оплатное письмо имеет свои особенности:
- Такой вид документа часто подписывает не только директор, но и главный бухгалтер компании.
- Нередко в документе указывается еще и факт наличия пени. В ряде ситуаций должникам удается избежать штрафных санкций после устных и письменных договоренностей с кредиторами.
Гарантийное письмо о приеме на работу
Еще одной разновидностью документа является письмо-гарантия о приеме на работу. Оно может потребоваться:
- Иностранному гражданину, принимаемому на работу в другое государство для предоставления в ФМС.
- Учащемуся в высшем учебном заведении для предоставления в деканат, например.
- Людям, освободившимся из мест лишения свободы для органов, осуществляющих контроль за такими персонами.
- Специалистам, которые хотят удостовериться в серьезности намерений работодателя и не потерять текущую работу.
Разбираясь в том, что это такое гарантийное письмо о приеме на работу, многие специалисты по документообороту советуют просить составителя указывать в нем:
- Вакантную должность, которая будет занята соискателем.
- Размер заработной платы или систему премирования.
- Условия социального пакета и прочие важные нюансы.
Гарантийное письмо о поставке продукции
Часто в деловом документообороте компании встречается гарантийное письмо на поставку товара. Оно бывает необходимо, если нарушаются сроки, оговоренные в договоре. Аналогичной разновидностью является гарантийное письмо о выполнении работ. В таких документах могут указываться:
- Точные сроки исполнения условий по договору (поставка товара, оказание услуг).
- Причину задержки, которая может повлиять на условия назначения санкций, например, форс-мажорные обстоятельства.
- Факт поставки товара надлежащего качества и в полном или частичном объеме.
- Иногда, когда наименований товара не много, можно перечислить их в самом тексте или же приложить копию накладной или ссылку на нее.
Гарантийное письмо о предоставлении документов
Более редкой разновидностью является гарантийное письмо о предоставлении документов в срок. Оно может быть необходимо как ответ на претензию в ситуациях заключения коммерческой сделки или иных форм соглашений, для которых требуется некий пакет документов. Нередко ответчик гарантирует предоставить запрашиваемый юридический адрес в указанный срок, например, для заключения договора аренды или в налоговую инспекцию.
Срок действия гарантийного письма
В российском законодательстве не существует правового акта, который бы регламентировал составление гарантийного письма о выполнении обязательств по договору. Что касается сроков действия, то они абсолютно никак не определены на законодательном уровне. В этом вопросе можно руководствоваться лишь текстом самого документа, в котором могут быть прописаны, к примеру, дата составления и конкретное число, к которому обязательства будут выполнены.
Как написать гарантийное письмо?
Для того чтобы такой документ имел юридическую силу, необходимо соблюсти все нюансы оформления гарантийного письма, указав:
- Стороны: отправителя и получателя.
- Реквизиты стороны-гаранта.
- Дату составления официальной бумаги.
- Если в организации ведется делопроизводство по всем правилам, то необходимо присвоить номер документу и указать его.
- Кратко и лаконично указывается суть гарантии: кто, что, кому, в какие сроки и другие нюансы.
- Должность, инициалы и подпись уполномоченного лица: директора компании, главного бухгалтера.
- Если подпись ставится по доверенности, то это тоже важно указывать.
- ФИО и контакты составителя документа при необходимости.
- Печать организации.
Реквизиты гарантийного письма
По своей сути форма гарантийного письма предполагает обязательное размещение реквизитов стороны-отправителя (гаранта). Их можно размещать «в столбик» в левом или правом верхнем углах документов. Для организаций и частных предпринимателей в реквизитах обязательно указывается:
- полное наименование компании;
- инициалы должностного лица отправителя;
- ОГРН, ИНН или КПП фирмы или ИП;
- юридический адрес;
- фактический адрес;
- номера телефонов или факса для связи;
- адрес электронной почты.
Каковы особенности составления гарантийных писем?
Существуют и некоторые нюансы того, как пишется гарантийное письмо:
- Документ лучше составлять на официальном бланке компании. Это не влияет на его юридическую силу, однако повышает статус серьезности в глазах получателя.
- Весь текст располагается с одной стороны листа А4. В редких случаях, когда требуются дополнения, их указывают в документе как приложения. Все страницы нумеруются и подписываются в обязательном порядке, либо сшиваются по всем правилам документооборота.
- Такое деловое письмо составляться в официально-деловом стиле. Допустимы только стандартные выражения и обороты, «сухие» факты и подчеркнуто уважительный тон обращения. В противном случае документ не будет рассматриваться как серьезная бумага.
- Саму суть гарантии важно излагать максимально ясно и прозрачно, избегая двусмысленных фраз.
- Лучше исключить сложные предложения, причастные и деепричастные обороты.
- В деловой переписке не допустимы архаизмы и жаргонный стиль изложения.
Как отозвать гарантийное письмо?
Выше уже упоминалось, что понятие гарантийного письма не регламентировано в законодательстве РФ, однако по закону некоторые действия с ним можно совершать по аналогии с другими документами. То есть отозвать гарантийное письмо на оплату счета по договору неправомерно, однако такое действие можно совершить, если оно вступает акцептом. То есть ответом на ранее предложенные договоренности.
В таком случае ранее высланную бумагу можно официально отозвать:
- Для этого необходимо отправить извещение об отзыве.
- Оно (извещение) должно быть доставлено ранее, чем «гарантийка» адресату или одномоментно с ее доставкой.
Неисполнение обязательств по гарантийному письму
В любом делопроизводстве составленное по всем правилам гарантийное письмо – это документ, который подтверждает обязательства одной стороны перед другой с минимальным указанием нужной информации. То есть в случае нарушения договоренности, документ может выступать как основным, так и дополнительным доказательством наличия возникших правоотношений и неисполнения одной из сторон своих обязательств.
Такие бумаги принимаются на рассмотрение в качестве доказательства в арбитражных судебных разбирательствах по гражданским делам. Однако потому как законодательно документ не закреплен, степень его влияния на исход судебного процесса определяется на усмотрение уполномоченного лица, то есть судьи.
© Orphus